Copropriété à Bruxelles : gestion et organisation

Une copropriété, cela implique quoi en bref ?

Une copropriété forcée se crée lorsqu’il y a au moins deux copropriétaires d’au moins deux lots différents dans un même immeuble. Cela signifie que les différents propriétaires ne disposent pas uniquement d’un droit de propriété individuel, mais sont également propriétaires en indivision des parties communes.

Qu’est-ce qui réglemente la copropriété ?

Le Code civil

• Avant sa réforme : art. 577-2 à 14 tels que modifiés successivement (loi de 2010, 2018, etc.)
• Après sa réforme qui a intégré ces modifications : articles 3.68 à 3.100

Un tableau de concordance entre les anciennes dispositions du code Civil et les
nouvelles est proposé plus bas.

Les statuts spécifiques à chaque copropriété 

Ces derniers comprennent

• l’acte de base ;
• le règlement de copropriété.

Le règlement d’ordre intérieur

Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) d’une copropriété est un document obligatoire, rédigé et actualisé par le syndic sans acte notarié, qui régit le fonctionnement des assemblées générales, le mandat du syndic et les règles du vivre-ensemble pour l’ensemble des occupants.

Quels sont les organes de l’association des copropriétaires (ACP) ?

• l’assemblée générale (AG) qui constitue l’organe souverain décisionnel ;
• le syndic (professionnel ou non) qui est obligatoirement présent dans toutes les
  copropriétés soumises aux articles 3.68 à 3.100 ;
• le conseil de copropriété qui est obligatoire si l’immeuble dispose de plus de 20 lots
  principaux, et facultatif dans les immeubles de moins de 20 lots ;
• le commissaire aux comptes qui est obligatoire.

Modifications du Code civil et des statuts, concrètement :

Toutes les copropriétés sont soumises à la loi en vigueur.

Si votre copropriété est constituée après le 1er septembre 2021, vos statuts sont en principe à jour, il n’y a rien à faire.

Si votre copropriété est plus ancienne, deux situations sont possibles :
1° Vos statuts sont encore basés sur l’ancienne réglementation (avant la loi de 2018). Dans ce cas, la loi impose la mise en conformité des statuts. En cas de contradiction, ce sera toujours la loi en vigueur qui prime.
2° Votre copropriété a été créée après loi de 2018. En principe, elle est donc soumise aux mêmes règles de fond qu’une copropriété constituée après le 1/09/2021, seule la numérotation des articles change. Dans ce cas, il est loisible à l’ACP de mettre à jour cette nomenclature dans les statuts.

Qui gère, quels sont les organes de la copropriété ?

L’association des copropriétaires (ACP)

C’est l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. L’ACP administre les parties
communes, assure la conservation de l’immeuble et la défense des intérêts collectifs des
copropriétaires. Elle se réunit en assemblée générale (AG) au moins une fois par an.

Cette association existe et bénéficie de la personnalité juridique dès que les deux
conditions suivantes sont réunies :

• à la vente du premier lot, dès qu’il existe au moins deux copropriétaires de lots distincts ;
• quand les statuts de l’immeuble (acte de base et le règlement de copropriété) sont
  transcrits au Bureau Sécurité Juridique.

Le syndic

Le syndic conseille, assiste et informe les copropriétaires et gère l’immeuble en leur
nom en exécutant ou en faisant exécuter les décisions prises par l’AG.

Toute copropriété doit désigner un syndic. Celui-ci peut être professionnel ou non
(copropriétaire assumant la fonction de syndic) ; rémunéré ou non.

La durée maximale de son mandat est de 3 ans renouvelable par une décision de l’AG.
Son contrat doit être écrit. Il est responsable, devant l’ACP, de la bonne exécution de la
mission qui lui est confiée. Il est tenu de souscrire une assurance pour cela.

Le mandat de syndic de l’ACP doit obligatoirement être inscrit dans la Banque-Carrefour
des Entreprises (BCE). L’enregistrement et la modification des données du syndic se fait
directement auprès d’un guichet d’entreprise agréé.

Pour en savoir plus, consultez notre fiche info :

Copropriétés

Fiches info

La Copropriété – Enregistrement de l’association des copropriétaires, du syndic et souscription aux assurances

Le Code civil détermine les missions minimales du syndic. Le règlement de copropriété
peut lui conférer plus de missions mais pas moins. Celles-ci s’articulent autour de 5 axes :

1. L’organisation des assemblées générales

2. La gestion administrative

Le syndic est en charge de la conservation et de la mise à disposition des documents de la copropriété, de la souscription des assurances, de la coordination des statuts à la suite de changements législatifs, etc.

3. La gestion technique

Sauf si le règlement de copropriété le prévoit expressément, la mission de gestion technique du syndic est limitée. Le syndic doit s’occuper :

• des incidents en urgence (fuites, pannes de chauffage…) ;
• des éléments décidés en assemblée ;
• des démarches nécessaires pour que le bâtiment respecte la législation comme par
  exemple la mise en conformité des ascenseurs, des chaudières, etc.

Depuis le 1^er janvier 2019, il appartient au syndic de mettre à l’ordre du jour de l’AG les
travaux extraordinaires prévisibles pour les années à venir , ainsi que de prévoir un budget
prévisionnel pour ceux -ci (art 3.89 -16°).

4. La gestion financière

Le syndic gère les fonds et établit les comptes et les budgets prévisionnels. Il doit être en
mesure de présenter l’état des finances et de retracer toutes les opérations effectuées
dans le cadre de la gestion de la copropriété. Il est également chargé d’établir les
décomptes individuels et de réclamer les charges impayées.

5. La gestion des contentieux de la copropriété

Le syndic représente l’ACP en justice.

Le conseil de copropriété

Le conseil de copropriété est composé de titulaires de droit réel (élus par l’ACP)
disposant du droit de vote à l’AG, tel un propriétaire ou un usufruitier. Il a pour
mission de contrôler si les missions du syndic sont bien exécutées, n’a aucun
pouvoir de décision et doit rendre compte de sa mission chaque année devant l’ACP.
Il peut recevoir toute autre mission ou délégation de compétences sur décision
de l’AG prise à une majorité de deux tiers des voix, sous réserve des compétences
légales du syndic, de l’AG et du commissaire aux comptes. Une mission ou une
délégation de compétences de l’AG ne peut porter que sur des actes expressément
déterminés et n’est valable que pour une année. Son organisation et son
fonctionnement sont fixés par le règlement d’ordre intérieur.

Le conseil de copropriété est obligatoire pour les copropriétés composées de plus de
20 lots. Cette fonction peut être rémunérée avec l’aval de l’assemblée générale.

Le commissaire aux comptes

Sa désignation est obligatoire. Son rôle est de vérifier les comptes présentés par le syndic.

Ses obligations et compétences sont déterminées par le règlement d’ordre intérieur.

Le commissaire aux comptes est désigné annuellement par l’ACP et peut être un
professionnel ou non (en général c’est un copropriétaire).

Qu’est-ce que l’AG des copropriétaires et comment fonctionne-t-elle ?

C’est quoi ?

L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est le centre de décision de l’ACP. Elle permet aux copropriétaires de s’exprimer et de prendre toute décision utile, par leurs votes, sur toutes les questions d’intérêt commun. Il est donc indispensable et dans l’intérêt de chaque copropriétaire d’y participer. Il en existe de deux types :

L’assemblée générale est souveraine, c’est-à-dire que les décisions prises en assemblée générale prévalent. Elles ne peuvent toutefois pas déroger à la loi, ni aux statuts de l’immeuble (acte de base et règlement de copropriété).

Convocation

La convocation à l’AG et le déroulement de l’assemblée sont fixés par le règlement d’ordre intérieur. Le Code civil prévoit un minimum de règles à respecter :

• au moins 3 semaines avant la période au cours de laquelle l’AG doit avoir lieu, chaque copropriétaire peut aviser le syndic des points particuliers qu’il souhaite voir inscrits à l’ordre du jour. L’AG ne pourra délibérer que sur ces points ;
• la convocation doit être faite par le syndic par courrier recommandé à la poste 15 jours au moins (sauf urgence) avant la date de l’assemblée. Celle-ci est adressée à la dernière adresse notifiée par chaque copropriétaire au syndic ; chaque copropriétaire a donc l’obligation d’avertir le syndic de tout changement d’adresse ou de modification dans la nature des droits réels ;
• le syndic indique dans sa convocation l’endroit, le jour et l’heure où aura lieu l’assemblée ainsi que l’ordre du jour et le budget provisionnel.

Feuille de présence et procurations

Chaque copropriétaire a le droit d’assister et de voter à l’assemblée générale et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part (ses millièmes) dans les parties communes.

Un copropriétaire peut se faire représenter à l’assemblée par un mandataire de son choix, copropriétaire ou non, mais attention :

• le mandataire doit être désigné nommément dans la procuration ;
• le mandataire ne peut être le syndic ni être une autre personne mandatée ou employée par l’ACP ;
• il ne peut prendre part au vote qu’avec au maximum le même nombre de voix que la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés ;
• le mandataire ne peut accepter plus de 3 procurations, sauf si le total des voix dont il dispose (en tant que copropriétaire et en tant que mandataire) est inférieur à 10 % du total des voix de l’ensemble de la copropriété.

Une liste de présence indiquant le nom de chaque copropriétaire et leurs quotes- parts respectives est signée par les copropriétaires présents et par les éventuels mandataires des copropriétaires absents.

Cette feuille de présence permet de comptabiliser les voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont bien réunies.

Quorum de présence

Afin que l’assemblée puisse délibérer valablement, certains quorums doivent être atteints. Il y a deux quorums de présence possible :

1. Plus de 50 % des copropriétaires sont présents ou représentés ET ils représentent au moins 50 % des millièmes.

1

2

1

2

2. Moins de 50 % des copropriétaires sont présents ou représentés, MAIS ils représentent plus de 75 % des millièmes.

1

2

1

2

Si au début d’une AG, aucun de ces deux quorums n’est atteint, une seconde assemblée générale sera réunie après un délai de 15 jours. Cette seconde assemblée pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou les quotes-parts représentées.

Désignation du président, du secrétaire et des scrutateurs

L’assemblée générale commence par élire un président, lequel doit être un copropriétaire et ne peut pas être le syndic, ainsi que le secrétaire et, si possible, deux scrutateurs.

Généralement le syndic occupera la fonction de secrétaire.

Le président dirige les débats, appelle au vote et veille au respect de l’ordre du jour.

Le secrétaire et/ou les scrutateurs vérifient le bon déroulement de l’assemblée générale et comptabilisent les votes émis.

Les votes

Toutes les décisions sont prises par l’assemblée générale selon les différentes règles de majorité précisées par la loi.

• Une abstention n’est pas considérée comme une voix émise. Les abstentions ne sont donc pas calculées dans le total des voix. Exemple : un vote avec 4 votes pour, 3 votes contre et 3 abstentions sera considéré comme un vote à la majorité absolue de 4 sur 7 (et non pas de 4 sur 10).
• Le copropriétaire qui dispose de plus de voix que l’ensemble des autres copropriétaires présents ou représentés sera limité dans son droit de vote : ses millièmes seront réduits à la somme des voix des autres copropriétaires présents. Par contre, il disposera toujours de la moitié des voix, ce qui permet de bloquer toute prise de décision qui nécessite une majorité absolue (50 % de voix plus une), de sorte qu’aucune décision ne puisse être prise sans son adhésion.

1

2

Majorité absolue (50 % + 1)

• approbation des comptes
• adoption du budget
• nomination et décharge du syndic
• nomination et décharge du conseil de copropriété
• nomination et décharge du commissaire aux comptes
• approbation des contrats d’entretien, maintenance et fourniture d’énergie
• engagement ou licenciement du personnel de la copropriété
• approbation de tout travail rendu obligatoire par la loi (comme la mise en conformité des installations électriques)
• approbation de tout travail portant sur des actes conservatoires
• modification du règlement d’ordre intérieur à l’exception du montant de seuil de mise en concurrence
• création d’un conseil de copropriété intérieur pour les copropriétés inférieures 20 lots

Les décisions qui risquent de porter atteinte aux droits des copropriétaires ou d’augmenter fortement les charges financières nécessitent un autre type de majorité. Elles sont définies par la loi (art. 3.88, §1er, 1° du Code civil). Cette loi s’impose même si le règlement de copropriété a prévu des règles plus strictes. Il s’agit de majorités qualifiées.

Majorité qualifiée des deux tiers

• exécution de travaux aux parties communes sauf ceux qui peuvent être décidés par le syndic
• définition des montants des marchés pour lesquels une mise en concurrence est obligatoire
• exécution de travaux dans certaines parties privatives par l’ACP, moyennant une motivation spéciale
• mandat au conseil de copropriété portant sur des actes expressément déterminés et d’une durée maximale d’un an
• toute modification aux statuts pour autant qu’elle ne concerne que la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes

Depuis le 1^er janvier 2019, il convient de tenir compte de la quote-part d’intervention (définie au préalable entre copropriétaires) dans les frais afin de déterminer le pouvoir votal de chaque copropriétaire. C’est le principe du « Qui paie, vote » (art. 3.87, §6).

Par exemple, si un copropriétaire dispose d’un lot représentant 30/100 dans les parties communes mais qu’il n’intervient qu’à concurrence d’un cinquième dans les frais de remise en état de la cage d’escalier, il disposera d’un pouvoir d’1/5 lors d’un vote portant sur la peinture des parties communes.

Majorité qualifiée des quatre cinquièmes (minimum 80 % de « oui »)

• modification aux statuts qui concerne d’autres matières que la jouissance, l’usage ou l’administration de parties communes
• modification de la destination (résidentielle, commerciale…) de la copropriété ou d’une partie de celle-ci
• démolition ou reconstruction totale de l’immeuble, motivée par des raisons de salubrité, de sécurité ou par le coût excessif par rapport à la valeur de l’immeuble existant d’une mise en conformité de l’immeuble aux dispositions légales
• achat de biens immobiliers destinés à devenir communs
• vente de biens immobiliers communs
• division d’un lot ou réunion partielle ou totale de deux lots ou plusieurs lots

Unanimité (100 % de « oui »)

• modification de la répartition des quotes-parts entre les copropriétaires, sauf si cette modification est la conséquence de travaux, de la réunion ou de la division de 2 lots, d’actes de disposition ou de la création d’associations partielles. Dans ce cas, elle est adoptée à la même majorité que la décision de principe.
• toute décision prise par écrit en dehors d’une réunion de l’AG

Le procès-verbal

La loi (art. 3.87, §10) désigne le syndic comme rédacteur du procès-verbal. Celui-ci est tenu de le rédiger en séance et d’y consigner toutes les décisions qui ont été prises avec mention des majorités et identification des opposants et des abstentionnistes.

À la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président, le secrétaire, les éventuels scrutateurs et tous les copropriétaires présents ou représentés. Il est ensuite enregistré dans un registre et conservé au siège de l’association.

Le syndic doit diffuser ce PV à tous les copropriétaires dans un délai de 30 jours à compter de la date de l’AG et ensuite par les propriétaires aux locataires.

Contestation

Les copropriétaires qui désirent intenter un recours contre une décision de l’AG devront le faire dans un délai de 4 mois à compter de la date à laquelle l’assemblée générale a eu lieu. Les décisions susceptibles d’être annulées sont :

• les décisions où il y a eu des erreurs sur le fond ou sur la forme ;
• les décisions frauduleuses, c’est-à-dire qu’il y a eu manipulation pour que la décision soit prise ;
• les décisions abusives : il y a abus quand la décision a été prise en violation de l’intérêt commun ou lorsqu’il y a une disproportion entre les avantages recherchés et les inconvénients causés. Il n’y a pas nécessairement atteinte à l’intérêt commun quand une décision pose des inconvénients à certains copropriétaires.

Comment s’organisent les comptes d’une copropriété ?

Les dépenses pour conserver et entretenir la propriété ainsi que les autres charges communes sont payées par chacun des copropriétaires, en proportion des millièmes de chacun ou de la clé de répartition particulière des charges.

Quel type de comptabilité est utilisée ?

Pour les petites copropriétes, la comptabilité peut être simplifiée. Pour les plus grandes copropriétés, la loi impose un plan comptable établi par arrêté royal. Elle doit permettre d’établir avec précision l’état des finances de l’ACP à une date prévue et doit pouvoir déterminer l’actif et le passif du bilan comptable :

Actif

• ce dont la copropriété dispose sur ses comptes bancaires à la date du bilan ;
• le montant total des sommes encore à recevoir sur le compte de l’association, en ce compris les charges dues par les copropriétaires.

Passif

• le total des sommes appelées par le syndic ;
• les sommes dues aux fournisseurs ;
• la valeur comptable du fonds de roulement et de réserve (montant voté par l’AG).

Qui tient les comptes ?

Le syndic tient les comptes, le commissaire aux comptes les vérifie.

La loi (art. 3.89, §5, 3°) stipule que le syndic est chargé d’administrer les fonds de l’ACP.

Comment s’organise la gestion des fonds ?

Chaque copropriété aura différents fonds, au minimum un fonds de roulement et un fonds de réserve. Ces fonds doivent être intégralement placés sur des comptes distincts ouverts au nom de l’ACP.

En cas de vente d’un appartement, le copropriétaire qui vend récupère sa quote-part de fonds de roulement au prorata du nombre de jours où il n’a pas bénéficié de l’utilisation des parties communes. Le décompte est établi par le syndic. Sa quote-part dans le fonds de réserve demeure la propriété de l’ACP.

À partir du 1er janvier 2019, il est obligatoire de constituer un fonds de réserve d’une valeur de minimum 5 % du dernier budget annuel portant sur les charges courantes. Il est possible de déroger à cette obligation moyennant un quorum de 4/5 des voix.