Mede-eigendom: beheer en organisatie

Wat reglementeert een mede-eigendom?

Het Burgerlijk Wetboek

Sinds 1995 verleent de wet rechtspersoonlijkheid aan de verenigingen van mede-eigenaars, waarbij een uitzonderingsregeling wordt gecreëerd (art. 3.84 en voorheen art. 577-3 tot 14) indien de aard van het goed dit rechtvaardigt. De afwijking moet in
de basisakte vermeld worden.

De bovengenoemde wettelijke bepalingen zijn van dwingend recht.

Elke vereniging heeft statuten die moeten worden vastgelegd in een notariële akte.

Deze twee documenten, de basisakte en het reglement van mede-eigendom:

• vormen de statuten van het gebouw;
• zijn authentieke aktes, overgeschreven op het kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie;
• zijn verplicht voor de mede-eigenaars, toekomstige mede-eigenaars en huurders;
• moeten het onderwerp uitmaken van een authentieke akte bij elke wijziging.

Het reglement van inwendige orde

Het reglement van inwendige orde (van toepassing sinds 1 januari 2019 en overeenkomstig artikel 3.85, §3) is verplicht en moet minstens omvatten:

• De regels betreffende de wijze van bijeenroeping van de algemene vergaderingen. Bijvoorbeeld de jaarlijkse periode van 15 dagen gedurende welke ze gehouden moeten worden, de procedure voor het raadplegen van documenten met betrekking tot de algemene vergadering, enz.
• De wijze van benoeming van een syndicus, de omvang van zijn bevoegdheden, de duur van zijn mandaat, de modaliteiten voor de hernieuwing van zijn mandaat en de modaliteiten die aan het einde van zijn taak moeten worden toegepast.

Het is sterk aan te raden om de volgende punten in het reglement van inwendige orde (RIO) op te nemen:

• Het bedrag op basis waarvan een oproep tot mededinging moet plaatsvinden om werkzaamheden uit te voeren.
• Alle bepalingen met betrekking tot het «samenleven», de rust, de harmonie en de hygiëne, evenals de maatregelen die elke bewoner moet nemen in geval van verhuizing.

Dit document wordt door de syndicus bijgewerkt, rekening houdend met eventuele nieuwe bepalingen of aanpassingen die tijdens de algemene vergaderingen worden ingevoerd.

Het reglement van inwendige orde of de wijzigingen ervan moeten worden goedgekeurd op een daartoe geldig bijeen geroepen algemene vergadering (het moet niet het voorwerp uitmaken van een notariële akte). De syndicus stelt het op en werkt het bij. Het is verplicht voor alle bewoners van het gebouw via een welbepaalde bekendmakingsprocedure gericht op bewoners die de algemene vergaderingen niet kunnen bijwonen.

Wie voert het beheer, wat zijn de organen van de mede-eigendom?

De vereniging van mede-eigenaars (VME)

Dit zijn alle mede-eigenaars van een gebouw. De VME beheert alle gemeenschappelijke delen*, staat in voor het behoud van het gebouw en verdedigt de algemene belangen van de mede-eigenaars. Ze vergadert minstens eenmaal per jaar op een algemene vergadering (AV).

Deze vereniging bestaat en geniet de voordelen van de rechtspersoonlijkheid van zodra de twee volgende voorwaarden vervuld zijn:

• bij de verkoop van de eerste kavel, zodra er minstens twee mede-eigenaars zijn;
• wanneer de statuten van het gebouw (basisakte en het reglement van mede-eigendom) zijn overgeschreven op het kantoor van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie.

De syndicus

De syndicus adviseert, assisteert, informeert de mede-eigenaars en beheert het gebouw in hun naam door de beslissingen van de AV uit te voeren of te laten uitvoeren.

Elke mede-eigendom moet een syndicus aanstellen. Deze kan professioneel zijn of niet (mede-eigenaar die als syndicus optreedt); betaald of niet betaald.

De maximumduur van zijn mandaat bedraagt 3 jaar, en is hernieuwbaar bij besluit van de AV. Zijn contract moet schriftelijk zijn. Hij is tegenover de VME verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de taak die hem werd toegewezen. Hij is verplicht hiervoor een verzekering af te sluiten.

Het mandaat van de syndicus van de VME moet geregistreerd zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De registratie en wijziging van de gegevens van de syndicus gebeuren rechtstreeks bij een erkend ondernemingsloket.

Raadpleeg voor meer informatie onze infofiche:

Mede-eigendommen

Fiches info

De mede-eigendom – Registratie van de vereniging van mede-eigenaars en van de syndicus, en afsluiten van verzekeringen

Het burgerlijk wetboek bepaalt de minimumtaken van de syndicus. Het reglement van mede-eigendom kan hem meer taken toekennen, maar niet minder:

1. De organisatie van de algemene vergaderingen

2. Het administratief beheer

De syndicus is belast met het bewaren en ter beschikking stellen van de documenten van de mede-eigendom, het aangaan van verzekeringen, het coördineren van de statuten als gevolg van wetgevende wijzigingen, enz.

3. Het technisch beheer

Behalve indien het reglement van de mede-eigendom dit uitdrukkelijk voorziet, is de taak van technisch beheer door de syndicus beperkt. De syndicus moet zorgen voor:

• dringende incidenten (lekken, verwarmingsdefecten, enz.);
• elementen beslist in de vergadering;
• de nodige stappen opdat het gebouw de wetgeving naleeft zoals bijvoorbeeld het
  conform maken van de liften, de verwarmingsketels, enz.

Sinds 1 januari 2019 is het de taak van de syndicus om alle buitengewone werken die voor de komende jaren voorzien zijn, op de agenda van de AV te plaatsen, en om een voorlopig budget voor deze werken te voorzien (art 3.89 -16°).

4. Het financieel beheer

De syndicus beheert het vermogen en stelt de rekeningen en de voorlopige budgetten op. Hij moet de stand van de financiën van de mede-eigendom kunnen voorleggen en alle verrichtingen kunnen traceren die uitgevoerd zijn in het kader van het beheer van de mede-eigendom. Hij is ook verantwoordelijk voor het opstellen van individuele afrekeningen en het vorderen van onbetaalde kosten.

5. Het geschillenbeheer in de mede-eigendom

De syndicus vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars bij het gerecht.

De raad van mede-eigendom

De raad van mede-eigendom bestaat uit houders van een zakelijk recht (gekozen door de VME) met stemrecht in de AV, zoals een eigenaar of een vruchtgebruiker. Het is zijn taak om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert, hij heeft geen beslissingsbevoegdheid en moet elk jaar rekenschap geven van zijn taak ten overstaan van de VME. Hij kan elke andere taak of delegatie van bevoegdheden ontvangen bij besluit van de AV, dat bij tweederde meerderheid van de stemmen wordt genomen, onder voorbehoud van de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, van de AV en van de commissaris van de rekeningen. Een taak of delegatie van bevoegdheden van de AV kan alleen betrekking hebben op uitdrukkelijk vastgestelde handelingen en is slechts één jaar geldig. Zijn organisatie en werking zijn vastgelegd door het reglement van inwendige orde.

De raad van mede-eigendom is verplicht voor mede-eigendommen met meer dan 20 kavels. Deze functie kan bezoldigd worden met de goedkeuring van de algemene vergadering.

De commissaris van de rekeningen

Zijn benoeming is verplicht. Hij moet de rekeningen die door de syndicus worden voorgesteld, controleren.

Zijn plichten en bevoegdheden worden bepaald bij het reglement van inwendige orde.

De commissaris van de rekeningen wordt jaarlijks aangesteld door de VME en kan een professional zijn of niet (meestal is het een mede-eigenaar).

Wat is de algemene vergadering (AV) van mede-eigenaars en hoe werkt ze?

Wat is het ?

De algemene vergadering van de mede-eigenaars is het beslissingscentrum van de vereniging van mede-eigenaars. Op de vergadering kunnen de mede-eigenaars zich uiten en, via hun stemmen, alle nuttige beslissingen nemen over alle kwesties van algemeen belang. Het is dus noodzakelijk en in het belang van elke mede-eigenaar, om eraan deel te nemen:

De algemene vergadering is soeverein, dit wil zeggen dat de beslissingen die op de algemene vergadering worden genomen, de overhand hebben. Ze kunnen echter niet afwijken van de wet, noch van de statuten van het gebouw (basisakte en reglement van mede-eigendom).

Bijeenroeping

De bijeenroeping voor de AV en het verloop van de vergadering worden vastgelegd door het reglement van inwendige orde. Het burgerlijk wetboek voorziet een minimum van na te leven regels:

• ten minste 3 weken voor de periode tijdens dewelke de AV moet plaatsvinden, kan elke mede-eigenaar de syndicus ter kennis brengen van de bijzondere punten die hij op de agenda wil zien staan. De AV zal enkel over deze punten mogen beraadslagen;
• de syndicus moet de bijeenroeping doen bij een ter post aangetekende brief tenminste 15 dagen (behalve in geval van nood) voor de datum van de vergadering. De bijeenroeping wordt gestuurd naar het recentste adres dat door elke mede-
  eigenaar werd doorgegeven aan de syndicus; elke mede-eigenaar is dus verplicht om de syndicus op de hoogte te stellen van elke adreswijziging of wijziging in de aard van de zakelijke rechten;
• de syndicus vermeldt in zijn bijeenroeping de plaats, de dag en het uur waarop de vergadering plaatsvindt, alsmede de agenda en de voorlopige begroting.

Aanwezigheidslijst en volmachten

Elke mede-eigenaar heeft het recht om de algemene vergadering bij te wonen en te stemmen, en heeft een aantal stemmen ter beschikking (uitgedrukt in aandelen) die overeenkomen met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen

Een mede-eigenaar mag zich op de vergadering laten vertegenwoordigen door een lasthebber van zijn keuze, al dan niet mede-eigenaar, maar opgelet:

• de naam van de lasthebber moet vermeld worden in de volmacht;
• de lasthebber mag niet de syndicus zijn noch enig ander persoon die gemachtigd is of door de vereniging van mede-eigenaars wordt tewerkgesteld;
• hij mag enkel deelnemen aan de stemming met maximum hetzelfde aantal stemmen dan de som van de stemmen van de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars;
• de lasthebber mag niet meer dan 3 volmachten aanvaarden, behalve als het totaal van de stemmen waarover hij beschikt (als mede-eigenaar en als mandataris) lager ligt dan 10% van het totaal aantal stemmen van de volledige mede-eigendom.

Een aanwezigheidslijst die de naam van elke mede-eigenaar en hun respectievelijke aandelen vermeldt, wordt ondertekend door de aanwezige mede-eigenaars en door de eventuele lasthebbers van de afwezige mede-eigenaars.

Met deze aanwezigheidslijst kunnen bij elke stemming de stemmen geteld worden, en kan worden nagegaan of de vereiste meerderheid bereikt is.

Aanwezigheidsquorum

Om rechtsgeldig te kunnen vergaderen, moeten er bepaalde quorums bereikt worden. Er zijn twee aanwezigheidsquorums mogelijk:

1. Meer dan 50% van de mede-eigenaars zijn aanwezig of worden vertegenwoordigd EN ze vertegenwoordigen tenminste 50% van de duizendsten.

1

2

1

2

2. Minder dan 50% van de mede-eigenaars zijn aanwezig of worden vertegenwoordigd, MAAR ze vertegenwoordigen meer dan 75% van de duizendsten.

1

2

1

2

Indien aan het begin van een AV geen van beide quorums bereikt wordt, zal een tweede algemene vergadering bijeenkomen na een termijn van 15 dagen. Deze tweede vergadering zal rechtsgeldig kunnen beraadslagen, en dit ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars of de vertegenwoordigde aandelen.

Aanstelling van de voorzitter, secretaris en stemopnemers

De algemene vergadering begint met het kiezen van een voorzitter, die een mede-eigenaar moet zijn en niet de syndicus, alsook de secretaris en, indien mogelijk, twee stemopnemers.

Meestal fungeert de syndicus als secretaris.

De voorzitter leidt de debatten, roept op tot de stemming en zorgt dat de agenda gevolgd wordt.

De secretaris en/of de stemopnemers zien toe op het goede verloop van de vergadering en tellen de uitgebrachte stemmen.

De stemmen

Alle beslissingen worden op de vergadering genomen volgens verschillende bij wet vastgelegde meerderheidsregels.

• Een onthouding wordt niet beschouwd als een uitgebrachte stem. De onthoudingen worden dus niet berekend in het totaal van de stemmen. Voorbeeld: een stemming met 4 stemmen voor, 3 stemmen tegen en 3 onthoudingen, wordt beschouwd als een stemming met een absolute meerderheid van 4 op 7 (en niet van 4 op 10).
• De mede-eigenaar die over meer stemmen beschikt dan alle aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars zal beperkt worden in zijn stemrecht: zijn duizendsten worden beperkt tot de som van de stemmen van de andere aanwezige mede-eigenaars. Daarentegen zal hij altijd over de helft van de stemmen beschikken, waardoor elke beslissing die een absolute meerderheid vereist (50% van de stemmen plus één) kan geblokkeerd worden, zodanig dat geen enkele beslissing kan genomen worden zonder zijn goedkeuring.

1

2

Volstrekte meerderheid (50 % + 1)

• goedkeuring van de rekeningen
• aanvaarding van het budget
• benoeming en ontslag van de syndicus
• benoeming en ontslag van de raad van mede-eigendom
• benoeming en ontslag van de commissaris van de rekeningen
• goedkeuring van de contracten voor onderhoud en energielevering
• aanwerving en ontslag van het personeel van de mede-eigendom
• goedkeuring van alle wettelijk verplicht gestelde werkzaamheden (zoals de conformiteit van elektrische installaties)
• goedkeuring van alle werkzaamheden met betrekking tot bewarende maatregelen
• wijziging van het reglement van inwendige orde met uitzondering van het drempelbedrag van de mededinging
• oprichting van een interne raad van mede-eigendom voor mede-eigendommen van minder dan 20 kavels

De beslissingen die de rechten van de mede-eigenaars kunnen aantasten of de financiële lasten kunnen verhogen, vereisen een ander type meerderheid. Ze worden bij wet bepaald (art. 3.88, §1er, 1° van het Burgerlijk Wetboek). Deze wet is verplicht, zelfs
indien het reglement van mede-eigendom striktere regels heeft voorzien. Het betreft gekwalificeerde meerderheden.

Meerderheid van twee derden:

• uitvoering van werkzaamheden aan gemeenschappelijke delen, uitgezonderd die waarover de syndicus kan beslissen
• vastlegging van het bedrag van de opdrachten waarvoor mededinging verplicht is
• uitvoering van werkzaamheden in bepaalde privatieve delen door de VME, mits bijzondere motivering
• mandaat voor handelingen die uitdrukkelijk door de raad van mede-eigendom worden vermeld met een maximumduur van één jaar
• wijziging van de statuten wat het genot, gebruik en beheer van de gemeenschappelijke delen betreft

Sinds 1 januari 2019 moet rekening worden gehouden met het aandeel van de tussenkomst in de kosten om het stemgewicht van elke mede-eigenaar te bepalen. Het is het principe “Wie betaalt, stemt” (art. 3.87, §6).

Als een mede-eigenaar bijvoorbeeld een kavel heeft die 30/100 vertegenwoordigt in de gemeenschappelijke delen, maar slechts één vijfde van de kosten voor de restauratie van het trappenhuis voor zijn rekening neemt, zal hij een bevoegdheid van 1/5 hebben bij een stemming over het schilderen van de gemeenschappelijke delen.

Meerderheid van vier vijfden (80 % van “ja”):

• wijziging van de statuten over andere kwesties dan het genot, gebruik en beheer van de gemeenschappelijke delen
• wijziging van de bestemming (residentieel, commercieel…) van de mede-eigendom of een deel ervan
• afbraak of volledige heropbouw van het gebouw om redenen van hygiëne, veiligheid of wanneer de kostprijs voor de aanpassing van het gebouw aan de wettelijke bepalingen buitensporig zou zijn
• heropbouw of herstelling van het gebouw in geval van gedeeltelijkevernietiging
• aankoop van onroerende goederen bestemd om gemeenschappelijk te worden
• verkoop van gemeenschappelijke onroerende goederen

Eenparigheid (100 % van “ja”)

• wijziging van de verdeling van de aandelen tussen de mede-eigenaars, tenzij deze wijziging het gevolg is van werkzaamheden, de vereniging of verdeling van 2 kavels, van daden van beschikking of de oprichting van deelverenigingen. In dat geval wordt ze met dezelfde meerderheid aangenomen als het beginselbesluit toute décision prise par écrit en dehors d’une réunion de l’AG
• elke beslissing die schriftelijk genomen wordt buiten een vergadering van de AV

Het verslag

De wet (art. 3.87, §10) stelt de syndicus aan als opsteller van het verslag. Hij moet dit opstellen tijdens de zitting en er de beslissingen in opnemen die worden genomen, met vermelding van de meerderheden en de identiteit van degenen die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.

Na afloop van de vergadering en na lezing wordt dit verslag ondertekend door de voorzitter, de secretaris, de eventuele stemopnemers en alle aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. Daarna wordt het geregistreerd in een register
en bewaard op de zetel van de vereniging.

De syndicus moet dit verslag naar alle mede-eigenaars sturen binnen 30 dagen na de datum van de AV en vervolgens door de eigenaars naar de huurders.

Betwisting

De mede-eigenaars die een beroep willen instellen tegen een beslissing van de AV, moeten dit doen binnen 4 maanden na de datum waarop de algemene vergadering heeft plaatsgevonden. De beslissingen die vatbaar zijn voor vernietiging:

• de beslissingen waar er vergissingen waren met betrekking tot de inhoud of de vorm;
• de bedrieglijke beslissingen, dat wil zeggen dat er een manipulatie was om de beslissing te nemen;
• de onrechtmatige beslissingen: er is onrechtmatigheid wanneer de beslissing werd genomen met schending van het algemeen belang of wanneer er een wanverhouding bestaat tussen de nagestreefde voordelen en de veroorzaakte nadelen. Er is niet noodzakelijk een aantasting van het algemeen belang wanneer een beslissing nadelen heeft voor bepaalde mede-eigenaars.

Hoe worden de rekeningen van een mede-eigendom georganiseerd?

De uitgaven voor het bewaren en onderhouden van de eigendom alsook de andere gemeenschappelijke lasten worden betaald door elke mede-eigenaar, overeenkomstig de duizendsten van elkeen, of de specifieke verdeelsleutel voor de kosten.

Welk type boekhouding wordt gebruikt?

Voor de kleine mede-eigendommen kan de boekhouding vereenvoudigd worden.

Voor de grotere mede-eigendommen schrijft de wet een rekeningenstelsel voor, opgesteld door Koninklijk Besluit.

Ze moet het mogelijk maken om de staat van financiën van de vereniging van mede-eigenaars met nauwkeurigheid op te stellen op een bepaalde datum, en moet de activa en passiva van de boekhoudkundige balans kunnen bepalen:

Activa

• wat de mede-eigendom op de balansdatum op zijn bankrekeningen heeft;
• het totale bedrag van de nog te ontvangen bedragen op de rekening van de vereniging, met inbegrip van de bedragen die door de mede-eigenaars verschuldigd zijn.

Passiva

• het totaal van de door de syndicus opgevraagde bedragen;
• de aan leveranciers verschuldigde bedragen;
• de boekwaarde van het werkkapitaal en het reservekapitaal (bedrag goedgekeurd door de AV).

Wie voert de boekhouding?

De syndicus voert de boekhouding, de commissaris van de rekeningen controleert ze.

De wet (art. 3.89, §5, 3°) bepaalt dat de syndicus het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars moet beheren.

Hoe wordt het beheer van het vermogen georganiseerd?

Elke mede-eigenaar heeft een verschillend vermogen, tenminste een werkkapitaal en een reservekapitaal. Dit vermogen moet in zijn geheel geplaatst worden op afzonderlijke rekeningen, op naam van de VME.

In geval van de verkoop van een appartement, recupereert de mede-eigenaar die verkoopt, zijn aandeel van het werkkapitaal naar rata van het aantal dagen waarop hij niet heeft genoten van het gebruik van de gemeenschappelijke delen. De afrekening
wordt opgemaakt door de syndicus. Zijn aandeel in het reservekapitaal blijft eigendom van de VME.

Vanaf 1 januari 2019 is het verplicht om een reservekapitaal op te richten van minstens 5% van de laatste jaarlijkse begroting voor lopende uitgaven. Van deze verplichting kan worden afgeweken door een quorum van 4/5 van de stemmen.